Notwendige Maßnahmen aufgrund des Homeoffice-Gesetzes

Durch das aktuelle Homeoffice-Gesetzespaket wurden zahlreiche neue Regeln für das Arbeiten im Homeoffice geschaffen. Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bezüglich aller Arbeitnehmer/innen, die – sei es regelmäßig oder auch nur tageweise – von zu Hause arbeiten („Homeoffice“), die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen.

Dabei sind nur jene Tage als „Homeoffice-Tage“ zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).

Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, ersuchen wir Sie:

• Die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig zu erfassen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein; diese Homeoffice-Aufzeichnung führen Sie bitte idealerweise ab 1. April 2021, spätestens aber ab 1. Juli 2021.
• Ihrer TREUHAND-UNION Kanzlei für die Monate Jänner, Februar und März 2021 die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer/in mitzuteilen (falls die Homeoffice-Tage nicht aufgezeichnet wurden, bitte die Anzahl schätzen),
• Ihrer zuständigen Lohnverrechnerin ab April 2021 für jeden Kalendermonat die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer/in laut Ihren Aufzeichnungen mitzuteilen (falls die Homeoffice-Tage für April, Mai, Juni 2021 noch nicht aufgezeichnet werden, bitte die Anzahl schätzen).

Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu € 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer/innen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.

Für Rückfragen oder Home-Office Vertragsvorlagen steht Ihnen Ihre TU Kanzlei zur Verfügung.